Wetgeving omtrent Track & Trace.

GPS, C-track of Blackbox-systemen

Veel installatiebedrijven plaatsen dit soort systemen in de monteurwagens, waarmee vanuit de vestiging kan worden gevolgd waar zo’n wagen is. Dit gebeurt vaak om een mengeling van redenen.

Zoiets kan snel de privacy aantasten van de mensen, en zo ervaren zij het veelal zelf ook. In dit stuk wat handvatten om deze regelingen te beoordelen.

Wet Registratie Persoonsgegevens

Naast privé hebben werknemers ook in de werksituatie een privacyrecht. De Wet Registratie Persoonsgegevens stelt grenzen aan privacy-inbreuk indien gegevens door de werkgever worden vastgelegd die tot individuele medewerkers herleidbaar zijn.

Gerechtvaardigd belang

De werkgever moet duidelijk een 'gerechtvaardigd belang' hebben, dat ook niet of nauwelijks op een andere wijze gediend kan worden. Aangezien de werkgever vaak verschillende doelen noemt, zou je dit per doel moeten wegen.

Kenbaarheid

De medewerker heeft recht te weten wanneer hij of zij ‘gevolgd wordt’. Een behoorlijk reglement is dan in ieder geval een vereiste. Als een grote inbreuk op de privacy plaatsvindt, kunnen mensen beroep aantekenen bij het College Bescherming Persoonsgegevens , dat toeziet op deze wet.

Wet op de Ondernemingsraden

Bij invoering of wijziging van zo’n systeem heeft de Ondernemingsraad instemmingsrecht : de werkgever moet schriftelijk een soort protocol voorleggen. De or kan dan vanuit de eigen bedrijfspraktijk onderzoeken welk argument gerechtvaardigd is en grenzen stellen aan het gebruik.

Als de werkgever eenzijdig zonder instemming invoert, moet de or binnen 1 maand schriftelijk de nietigheid uitspreken om beroep veilig te stellen. Als dat allemaal gemist is, kunnen medewerkers altijd een beroep doen in het kader van de WBP.

Planning

Planning is doorgaans het belangrijkste argument van werkgevers. Een klant belt, en de planner kijkt wie het dichtst in de buurt is. Deze doelstelling lijkt acceptabel. Tenzij de monteurs al in een strakke planning werken, waardoor steeds duidelijk is waar zij zijn!

Bovendien is er nog wel een gevaar: dat het normale overleg tussen planner en de betrokken monteur verschaalt tot een eenzijdige opdracht van planner aan de monteur. Terwijl er nu wellicht sprake is van een overlegsituatie, die gewaarborgd moet worden.

Fiscale redenen

De fiscus wil zeker gesteld hebben dat een medewerker minder dan 500 km/jaar privé rijdt als die geen bijtelling (22% cataloguswaarde) bij het brutoloon wil. Hier zijn enkele varianten mogelijk.

De werknemer heeft een verklaring ingevuld en ondertekend en aan de salarisadministratie gegeven. Hij/zij is dan zelf verantwoordelijk een rittenadministratie te voeren.
De werknemer heeft zo’n verklaring niet ingediend en wil toch gevrijwaard blijven van de bijtelling. In dat geval moet de werkgever zorgen voor die rittenadministratie. Een GPS-systeem dat een uitdraai van de ritten produceert, is dan een optie.
Alternatief is natuurlijk ook dat de monteur de wagen na werktijd bij het bedrijf achterlaat.
Duidelijk is hier dus dat de medewerker zelf een keuze heeft.

Controle hoeveelheid privégebruik

De werkgever stelt vaak een grens aan het aantal kilometers per jaar dat privé gereden mag worden. Je kunt je afvragen hoe goed dit argument is. Als de werkgever alleen de kilometers voor het werk administreert, zijn de extra kilometers op de teller tenslotte een eenvoudige controle.

Controle op gedrag

De werkgever heeft met een GPS-systeem een middel in handen om monteurs in hun doen en laten enigszins te volgen: te hard rijden, langer stilstaan bij een tankstation, enzovoort. Dit vindt FNV, gezien de privacy-inbreuk, onvoldoende argument om alle monteurs te controleren. De monteurs kunnen tenslotte al beoordeeld worden op het aantal klussen dat zij klaren en de bijbehorende bonnetjes. Hooguit kun je denken aan gedragscontrole van een individuele medewerker als daar een duidelijke aanleiding toe is . In dit soort gevallen is het gebruikelijk dat deze controle een beperkte tijd plaatsvindt en er bij aanvang een melding naar de (voorzitter) or gaat.

Ruimte geven aan gedragscontrole levert ook veel gedoe op: schriftelijke waarschuwingen of slechte beoordelingen worden soms erg selectief uitgedeeld.

Afscherming privégebruik

Bij veel bedrijven is het al normaal dat als de monteur thuis is, hij de C-track ‘uit’ kan zetten. Hoe het systeem ook precies werkt, de werkgever is niet gemachtigd de werknemer te volgen tijdens zijn privétijd.

Gemachtigden

Bij toepassing van een GPS-systeem is het gewenst vast te leggen wie gemachtigd is

Als het argument planning is, is het afdoende als de werkplanners toegang tot de informatie hebben, en verder niet. Daar zou ook de werknemer zijn eigen gegevens kunnen inzien.

Daarnaast moet je vastleggen wie verantwoordelijk is om extra controles in gang te zetten bij misbruik of strafbaar gedrag. Gezien de personele consequenties lijkt mij dat deze verantwoordelijkheid bij PZ centraal hoort te liggen. Aan de systeembeheerder zal ‘vertrouwelijkheid’ opgelegd moeten worden.

Bewaartermijn

Als de doelstelling alleen planning is, lijkt een maand bewaartermijn al ruim genoeg.