Rittenregistratie – Voordelen en mogelijkheden voor ondernemers

De tijden waarin rittenregistratie bestond uit een kliederig kladblok met kilometers zijn gelukkig allang voorbij. Anno 2015 zijn er veel eenvoudigere manieren om de rittenregistratie bij te houden.

Rittenadministratie voor mensen met een auto van de zaak

Indien u geen bijtelling wilt betalen dan dient u door middel van een sluitende rittenregistratie aan te tonen dat u op jaarbasis minder dan 500 privé-kilometers rijdt. Een automatisch rittenregistratiesysteem (RRS) kan hierbij erg handig zijn.

Als u ervoor kiest om alles met de traditionele pen en papier bij te houden dan krijgt u er een flinke administratieve last bij. De kosten van een geautomatiseerde rittenregistratie zijn opgebouwd in kosten voor inbouw van het kastje en kosten voor een abonnement.

Voor- en nadelen voor ondernemers met een wagenpark

De kosten van een wagenpark zitten steevast in de top vijf van overheadkosten van bedrijven. Met behulp van rittenregistratie worden de kosten voor u als ondernemer inzichtelijker. U weet immers precies waar uw werknemers zich bevinden. Zo kan een bouwbedrijf met behulp van rittenregistratie uitsluiten dat een werknemer de bestelauto gebruikt om bij te beunen en een taxibedrijf voorkomen dat er ritjes voor eigen rekening worden gemaakt.

Rittenregistratie geeft u als werkgever een extra controlemiddel, maar dat brengt helaas ook een valkuil met zich mee. Uw werknemers kunnen zich bespioneerd voelen en de apparatuur ervaren als een teken van wantrouwen. Probeer dit te voorkomen door het eerste registratiesysteem in uw eigen auto te installeren.

De mogelijkheden qua automatische rittenregistratie

Een rittenregistratiesysteem (RRS) zorgt ervoor dat uw kilometeradministratie automatisch wordt bijgehouden. Enkele RRS-mogelijkheden zijn:

Eenvoudige GPS-apparatuur. Voordeel: Gegevens worden op het apparaat opgeslagen en kunnen zo door naar de belastinginspecteur. Nadeel: Als u het apparaat een dag vergeet of als de GPS-meting tijdelijk wegvalt dan is de administratie niet meer sluitend.
Ingebouwde rittenregistratie-systemen. Voordeel: Alle gebruikers kunnen de gegevens direct of per periode online uitlezen.
Apps. Voordelen:  Lage kosten en gebruiksgemak. De nadelen zijn dat veel (gratis) apps uw persoonlijke gegevens en datagebruik doorverkopen aan derden en het niet duidelijk is of de belastingdienst deze registratie accepteert. Check hier waar rittenregistratie aan moet voldoen.
Track&Trace. Deze functie wordt vaak aanvullend op de rittenregistratie of als losstaand systeem geleverd. Het grote voordeel is dat het voertuig online ‘live’ te volgen is. Zo kunt u direct ingrijpen als een chauffeur afwijkt van de rit.