Dubbele bijtelling vervangende lease-auto voorkomen

Voortaan kunnen poolauto’s veilig privé worden gebruikt en is ook het risico voor dubbele bijtelling van een tijdelijk vervangende lease-auto (TLV) verdwenen.

Tot nu toe was er veel onduidelijkheid over de fiscale consequenties van oplossingen waarbij een medewerker de leaseauto tijdelijk omwisselt voor een vervangende auto, bijvoorbeeld om op vakantie te gaan. De Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) heeft daarom, met medewerking van ALD Automotive, recent duidelijke afspraken gemaakt met de Belastingdienst over de voorwaarden waaronder een lease-auto buiten de bijtelling blijft.

Hoe dubbele bijtelling voorkomen?

In de Brancheregeling die met de Belastingdienst is afgesloten, is beschreven hoe dubbele bijtelling kan worden voorkomen bij de tijdelijk vervangende lease-auto (TLV). Er is geen sprake van dubbele bijtelling als de 'hoofdauto' aantoonbaar is vervangen door een tijdelijke auto. Aantoonbaar houdt in dat de werkgever de vervanging schriftelijk vastlegt met de werknemer. Belangrijk daarbij is dat de werknemer alle papieren en de sleutels van de hoofdauto bij de werkgever of leasemaatschappij inlevert. Het is dus niet per definitie nodig dat de hoofdauto achter een hek wordt geplaatst. De catalogusprijs, CO2, vervangingsperiode, tijdelijke stallinglocatie en het kenteken van de hoofdauto, moeten wel worden vastgelegd, evenals naam en adresgegevens van zowel de werkgever als werknemer.

Verwerken in loonadministratie

In de periode dat de hoofdauto is vervangen wordt de bijtelling op de normale manier verwerkt, tenzij blijkt dat de catalogusprijs en/of de bijtelling van de vervangende auto afwijkt van die van de hoofdauto. In dat geval wordt de bijtelling voor de hoofdauto gecorrigeerd en verrekent de werkgever dit pro rato in zijn aangifte loonheffing voor het betreffende loontijdvak. Voorbeeld: in mei wordt gedurende 5 dagen een vervangende auto ter beschikking gesteld. Tot het loon van mei wordt dan gerekend: 5/31 van het maandbedrag van de bijtelling voor de vervangauto. Voor de hoofdauto is dit 26/31 van het maandbedrag van de bijtelling voor de hoofdauto.

Deelauto privégebruik

In de Brancheregeling die met de Belastingdienst is afgesloten, bevestigt de fiscus dat een zakelijke poolauto wel degelijk privé kan worden gebruikt door de werknemers, zolang de werkgever zich maar als verhuurder gedraagt. Dat doet hij door een marktconform tarief te berekenen en een sluitende kilometerregistratie te laten bijhouden. De tarieftabel in de regeling en de regeling zelf worden jaarlijks door de VNA en de Belastingdienst vastgesteld en geactualiseerd.